Todo negocio con inventario tiene dos versiones de su bodega: la que dice el sistema y la que está en los estantes. La diferencia entre las dos son mermas, robos, errores de registro y productos dañados, y la única forma de medirla es contar.
Hacerlo antes del cierre del año importa por dos razones: el inventario es parte de tus estados financieros, y un inventario inflado en el sistema esconde pérdidas que tarde o temprano aparecen. En nuestra guía de cierre fiscal explicamos por qué conviene hacerlo antes de diciembre.
No hace falta cerrar la tienda
El conteo de una sola vez, con la tienda cerrada todo un día, es la forma más conocida y la menos práctica. La alternativa es contar por zonas: dividir la bodega y la sala de ventas en sectores, y contar uno o dos por día, en horas de poco movimiento.
La regla que hace funcionar el conteo por zonas
Mientras se cuenta una zona, sus movimientos se congelan: no entra mercadería nueva a ese sector y, si se vende algo de ahí, se anota aparte. Si el sistema registra una venta en el minuto en que estás contando ese estante, el conteo deja de ser comparable.
Cómo contar para que el número sea confiable
Contá sin mirar el sistema. Igual que en el cierre de caja, quien cuenta no debería saber cuánto «debería haber». Si lo sabe, tiende a encontrar exactamente ese número.
Doble conteo en lo que vale. Para los productos de mayor valor o mayor rotación, dos personas cuentan por separado. Si coinciden, listo; si no, se vuelve a contar.
Contá en la unidad en que vendés. Si vendés cemento por saco y tubos por unidad, contá en sacos y en unidades. Mezclar cajas, paquetes y unidades es la fuente más común de diferencias falsas.
Qué hacer con las diferencias
Cuando el conteo no coincide con el sistema, no ajustes de inmediato. Primero buscá la causa: una compra que no se registró, una venta mal cargada, un producto codificado dos veces. Muchas diferencias son errores de registro, no faltantes reales.
Lo que quede sin explicación se registra como ajuste, con su motivo. Ese ajuste afecta el costo y la utilidad del período, y queda en el kardex de cada producto, que es donde un auditor va a buscar.
El costo de lo que falta
Una diferencia de 12 sacos de cemento no es «12 sacos»: es 12 sacos por su costo promedio. Si el promedio es L 205, el faltante es L 2,460, y ese es el número que importa para decidir si el problema merece una investigación.
El calendario práctico
Octubre: conteo de los productos de mayor valor y rotación. Noviembre: el resto, por zonas. Diciembre: un último conteo rápido de lo más importante antes del 31. Así, el cierre del año no depende de un solo día de conteo.
El punto de fondo
El conteo físico es mucho más fácil cuando el sistema está al día: cada venta descontó su existencia, cada compra la sumó y cada ajuste quedó registrado. Entonces el conteo confirma, en vez de reconstruir. Así funciona el inventario de KODDIX, con kardex por producto y costo promedio automático.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría fiscal ni laboral. Las fechas, montos y tratamientos aplicables a tu caso deben confirmarse con el SAR, la Secretaría de Trabajo o tu contador.